《公司会议管理制度》

企业文化2022-11-11 22:44:07未知

会议管理制度

为保证公司的经营目标顺利实现,及时对经营管理中存在的问题决策处理;加强部门之间的工作协调,提高经营管理和工作效能,

保证公司经营管理决策贯彻到位。特制定本公司会议管理制度。

一、会议分类

公司会议分为:例会、总结会、专题会三大类。

二、会议目的

传达公司管理决策、文件、会议精神,汇报、总结前期工作完成情况及存在的问题,安排后期工作;研讨问题解决措施;对工作质量、工作效率、工作创新、工作秩序、行政管理、劳动纪律、员工素质进行讲评,批评落后,表扬先进;相互交流,互相通报信息,统一思想,协调各部门工作。

三、会议管理

(一)时间和地点

1.公司周例会原则上每周六15:00准时开会(如遇节假日由行政部另行通知),项目周例会的时间、地点由项目经理安排。

2.月例会在月检查后三天内召开(提前一天通知),召开时间:冬季14:00,夏季14:30(如遇节假日由行政部另行通知);

3.季度总结会在季度末可合并当月的月例会召开(如遇节假日由行政部另行通知);

4.年度总结会在次年元月10号左右的周六或周日召开(如遇节假日由行政部另行通知);专题会时间、地点由行政部临时通知;

5.公司会议地点:办公楼会议室。

(二)会议管理

1.

公司召开的各项会议筹备组织由行政部安排专人全面负责。会议召开的通知,与会人员的签到登记,会议纪律的要求;会议场所的布置、卫生打扫,会议的用品及饮水等的准备工作。项目部(或部门)会议由部门负责人安排。

2.周、月办公例会

(1)会议议题的确定。公司例会由行政部根据整体安排,与总经理、副总经理各部门主管征求会议议题或意见,提出增加的会议议题建议。

(2)公司例会由行政部根据总经理的的指示,落实各部门主管准备会议议题的汇报材料及相关依据。

(3)公司例会由公司总经理或总经理指定的领导主持;项目部(或部门)会议由部门主要负责人主持。

(4)例会议题应包括以下内容:工作的进度说明及完成情况;工作中存在的问题、分析及改善措施;需要会议讨论或协调解决的问题;其他临时性工作的完成情况及有关说明。下步工作部署及安排;协调各部门工作进度,使各项工作按照预期目标有序进行;项目进度汇报时,结合月度、年度工作目标的进度汇报,对进度或对公司、部门工作有较大影响的问题,要拿出相应解决方案供领导决策。

(5)公司例会会参加的人员:公司总经理、副总经理及各部门主要负责人。会议列席人员:公司指定的相关人员和临时安排的人员。

(6)各部门必须有与年计划(或项目整体计划)相衔接的周计划(月计划),并将书面材料报行政部,以便公司进行督促和考核。

(7)部门(项目部)会议纪要要在24小时内由互联网传至或纸质送行政部备案。

3、总结会

(1)总结会一般在季度末、年末或重大项目结束后举行,一般应有全体员工参加。

(2)总结会目的:总结经验,查找不足,统一思想,聚拢人心,鼓舞士气。

(3)

一般议程是:宣贯公司经营和管理方针,总结工作,安排下一步计划,年末要表彰先进。

(4)总结会的筹备、组织由行政部落实。

4、专题会

(1)公司专题会议准备工作:包括会议地址、电脑、投影仪、摄像机、会议记录等,要及时完备,由行政部沟通提案部门(人),保证会议按时召开。

(2)会议过程管理

提案部门要明确召开专题会议目的,及时与行政处沟通;提出需要解决的问题和解决方案;说明需要有关部门配合借助的资源。说明工作进程,具体时间。

(3)专题会议流程管理。

部门负责人提出存在问题确定召开专题会,

专题会需经总经理或主管副总经理审批,确定会议时间和与会人员,行政部通知参会者,提案人主持会议,确认问题处置措施,行政部记录者根据会议记录拟写专题会议会议纪要,交主持者签发,(会议决议由与会者签字)会议纪要(决议)下达任务到提案部门、考核部门监督和相关工作责任人,提案完成完成材料交给提案部门和考核部门。提案部门(人)反馈任务完成结果并点评后转考核部门。考核部门将考评效果反馈至总经理及财务中心核算。

(三)会议纪律

1、参会人员实行签到制度,不得迟到、早退、中途离场,迟到、早退者每次予以30元的罚款,无故不到会者按旷工处理;

2、应参加会议的人员不得缺席,特殊情况不能参加者必须提前半天向总经理(部门会议向负责人)请假,履行请假手续,提前指定熟悉本部门的代表人员参加会议,并报行政部备案;

3、开会时与会人员通讯工具应调为无声或关机,否则发现一次罚款20元,必须接的电话可到会议室外接听。

4、与会人员必须做到提前准备,周计划或重要议题要准备有纸质材料,会场发言做到简明扼要、言简意赅;

5、与会人员需自带笔记本,做好会议记录,以便会后落实;重要会议决议或会议记录未正式公布前,与会者不得提前透露会议内容。

(四)会议记录

1、行政部设专人记录会议内容,设专门会议记录簿,记录簿不得更换、不得缺页、不得会后更改,记满后换新,旧簿存档。

2、公司会议记录由行政部根据与会人员发言如实准确记录。并在会议结束后2小时内整理出会议纪要由会议主持者签发,通过互联网或纸质传发至各部门执行落实。

3、会议纪要要分类编码存档,不得借阅;公司内部查阅,不得带走原件。

4、会议纪要要按固定格式填写。(后附格式模板)

(五)、会议落实

1、例会和专题会议后,行政处没有及时整理专题会议记录(纪要)并及时下发,罚款50元。

2、例会和专题会议的要求没有被贯彻执行,责任人罚款100元,并且根据造成的后果严重程度继续追加罚款。

3、考核部门没有将任务完成追踪结果反馈给总经理(或主管副总经理)和提案人的,一次处罚人民100元,造成连带责任的加倍处罚。

4、提案人有责任追踪提案执行过程,对影响提案完成的,有督促和汇报的责任。

四、本制度于下发之日起执行。

河南禹润建筑工程有限公司

二0一六年三月二十八日

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